[Ubuntu NL gemeenschapsraad] [Ubuntu-nl-gemeenschapsraad] vergadering 10-04-2011: punt 2 voorstel werken met actielijst

[Thomas de Graaff]

Ik ben er persoonlijk niet zo voor om actiepunten te gaan bijhouden met
als voornaamste doel het stroomlijnen van werkzaamheden, en als
vervanging voor communicatie. Wat mij betreft kunnen mensen onderling
gewoon elkaar vragen hoe ver ze zijn e.d. als dat nodig is. Het doel van
het bijhouden van actiepunten is wat mij betreft primair controle,
kijken of dingen die gedaan zouden worden daadwerkelijk gedaan zijn, en
om te kijken wat er besloten is op een vergadering dat gedaan gaat
worden.

Mijn voorkeur heeft dus de statische versie van een actielijst. Deze kan
op de wiki, of in een odt, mijn voorkeur heeft een odt lijst, maar de
wiki kan ook, maar dan lijkt het mij wel het best als één iemand (dat
kan idd. de notulist zijn) daar de verantwoordelijkheid voor heeft, en
niet iedereen daar geen wijzigingen in gaan aanbrengen achteraf.
Vergelijk het met de notulen, die wat uitgebreider zijn dan een
actielijst, maar waarvan het ook niet de bedoeling is dat in de
goedgekeurde versie achteraf iedereen dingen gaat wijzigen.

On Fri, 2011-04-15 at 16:44 +0200, Sense Hofstede wrote:
> Zoals ik al tijdens de vergadering zei is het goed om duidelijk
> actiepunten bij te houden. We moeten kunnen controleren wie wanneer
> wat gezegd heeft. Ik hou van overzicht en zo'n lijst geeft dat.
> 
> De manier die we kiezen om het bij te houden hangt erg af van hoe we
> kiezen met de actiepunten om te gaan. We kunnen ervoor kiezen om enkel
> actiepunten bij te houden wanneer ze op een vergadering besproken
> worden. Per vergadering stelt iemand dan een lijst vast, deze wordt
> tussentijds niet gewijzigd en bij de volgende vergadering gaan we er
> weer bij langs.
> 
> We zouden de lijst ook wel kunnen behandelen bij de vergadering, maar
> dan niet vastleggen, maar veranderlijk maken. Tussentijds kan men
> taken toevoegen of aanpassen, dit doet de notulist ook na een
> vergadering en we gaan ook alles bij langs, maar het is een
> algemenere, flexibelere lijst die ook buiten de vergadering
> makkelijker gebruikt kan worden.
> 
> Bij de eerste methode heeft het statische van een ODT-bestand een
> voordeel, ook de duidelijkheid is handig. Maar het is en blijft een
> apart bestand, los van de notulen. Het liefst zou ik een tabel zien
> bij de notulen op de wiki bij deze methode. Tegen verkeerde
> aanpassingen kunnen we wel optreden. De wiki is belangrijk, het is de
> moeite waard om mensen die een tabel in MoinMoin maar lastig vinden
> toch de syntax te leren.
> 
> De tweede methode is vooral handig wanneer er veel verschillende taken
> zijn en veel verschillende personen en groepen, waartussen
> communicatie op persoonlijk niveau lastig is. In zo'n situatie hebben
> bugs op Launchpad echt mijn voorkeur, omdat je dan makkelijk met het
> groepje mensen dat betrokken is bij een taak kunt communiceren en bij
> kunt houden wat er gedaan moet worden. Voor Ubuntu Nederland is het
> volgens mij echter overkill.
> 
> Ik ben er voor om alle actiepunten van een vergadering in de notulen
> te laten en ook nog eens apart te noemen in een tabel boven de
> notulen, op dezelfde wikipagina. Actiepunten die voor de vergadering
> afgesproken zijn, maar nog niet klaar (hoeven te) zijn bij de volgende
> vergadering kunnen overgenomen worden van de oude tabel. Aan het begin
> van elke vergadering kunnen we de actiepunten van de vorige keer bij
> langs gaan en zien wat er nog moet gebeuren.
> 
> Groeten,
> Sense
> 
> 2011/4/15 Thomas de Graaff <thomasdegraaff op planet.nl>:
> > On do, 2011-04-14 at 00:51 +0200, Johan van Dijk wrote:
> >> On 13-04-11 19:51, Thomas de Graaff wrote:
> >> > ODT document
> >> > ------------
> >> > Mijn voorkeur heeft het op dit moment om een actielijst bij te houden in
> >> > een odt document.
> >> >
> >> > Een voordeel van een actielijst in odt vind ik dat deze real time is bij
> >> > te houden tijdens een vergadering. Iemand doet een voorstel, er wordt
> >> > gestemd, vervolgens de vraag, actiepunt, wie pakt het op? Deadline? Even
> >> > intikken en klaar, actiepunt is ingevuld. Geen extra werk meer aan.
> >> >
> >> > Aan het begin van een meeting worden de deadlines die aflopen bij die
> >> > datum langsgelopen, en wordt er aangevinkt wat afgerond is. Ook dat kan
> >> > gewoon realtime tijdens de meeting gebeuren. Iemand geeft aan, done, ok
> >> > vinkie zetten, klaar.
> >> >
> >> > Na de meeting even het document uploaden naar de wiki van die meeting,
> >> > en klaar.
> >> >
> >> > Op de actielijst kan je een versienummer en een datum zetten van
> >> > productie zodat iedereen altijd kan zien welke actielijst van welke
> >> > meeting het betreft, ook als de actielijst wordt gedownload voor offline
> >> > gebruik, zodat een gemeenschapsraadlid altijd even kan kijken welke
> >> > actiepunten er nog open staan, onderweg of niet.
> >> Het probleem bij een ODT is dat je het liefst hebt dat 1 iemand die
> >> bijhoudt.
> >> Alle punten die erop gezet moeten worden, alle punten die afgehandeld
> >> zijn, correcties, aanvullingen, enzovoort.
> >> Dit betekent dat de hele werklast door 1 persoon gedragen moet worden.
> >> Dit zal bij een normale gang van zaken niet een groot probleem zijn denk
> >> ik, maar tijdens vakanties of drukke perioden kan dit een probleem worden.
> >>
> >> Een andere valkuil van rondgestuurde of op de wiki geplaatste odt's is
> >> dat er meerdere versies van kunnen ontstaan zodra iemand er een
> >> wijziging in aanbrengt. Dan krijg je discussies over wat er precies in
> >> de lijst stond, afhankelijk van de versie van het document dat iemand
> >> gebruikt.
> >> Dit lijkt mij het grootste probleem van de odt's.  Het grote voordeel
> >> van de wiki is dat er altijd 1 centrale versie is die voor iedereen
> >> hetzelfde is.
> >>
> >> >
> >> > WIKI
> >> > ---------
> >> > Nadeel van de wiki vind ik dat het vrij bewerkelijk is om actiepunten in
> >> > te voeren. Dat kan ik in ieder geval niet tijdens de meeting zelf, en
> >> > dat levert dan dus extra werk op. Verder vind ik het een nadeel dat
> >> > iedereen zo'n lijst dan kan bewerken, en er dus niemand
> >> > verantwoordelijkheid voor draagt dat de lijst correct is, dat
> >> > actiepunten daadwerkelijk ingevuld worden etc.
> >> Ik zie het verschil tussen een lijstje maken in een ODT en datzelfde
> >> lijstje maken op de wiki niet zo.
> >> Je kan gewoon een lijstje tikken, en later als de meeting klaar is zal
> >> je bij beide manieren alsnog iets met de opmaak moeten doen. Waarom het
> >> 1 wel tijdens de meeting kan en de ander niet is mij niet geheel duidelijk.
> >
> > Ik denk dat dat per persoon verschilt hoe makkelijk of lastig het snel
> > lezen en aanbrengen van wijzigingen in de wiki syntax is. Ik vind de
> > wiki syntax een stuk lastiger lezen dan een netjes opgemaakt odt
> > document. Het terugvinden van een bepaald actiepunt, en daar iets aan
> > wijzigen is voor mij in een document waar entries in een kolom netjes
> > boven elkaar staan een stuk makkelijker om even snel tijdens een meeting
> > te doen, dan een punt opzoeken in de wiki syntax. In de wiki syntax
> > staan entries uit dezelfde kolom in een tabel niet boven elkaar, en als
> > je langere stukken tekst in een rij hebt, dan is een rij in de wiki
> > syntax soms meerdere regels waardoor de kolommen helemaal verspringen.
> > Ik denk dat wel meer mensen dat lastig vinden.
> >
> >>
> >> Dat iedereen het kan bewerken zie ik juist als een voordeel.
> >> Iedereen kan zelf aangeven wanneer hij of zij zijn actiepunt gedaan
> >> heeft. De werklast wordt op die manier verdeeld.
> >> De wiki houdt precies bij wat er veranderd is, wanneer dat gebeurd is en
> >> door wie dat gedaan is. Je kan dus ook alle versies bekijken, mocht
> >> iemand er een zooitje van gemaakt hebben :-)
> >> Overigens kan je de rechten zo aanpassen dat alleen bepaalde mensen iets
> >> mogen wijzigen.
> >>
> >> Verder is het ook nog mogelijk om je te abonneren op wijzigingen. Je
> >> krijgt dan van iedere edit een mailtje met daarin het tijdstip van de
> >> verandering, degene die het bewerkt heeft en wat er precies veranderd is.
> >>
> >> De verantwoordelijkheid over de aktielijst valt nog steeds bij 1 persoon
> >> te leggen, als dat handig is. Wat dat betreft zie ik niet zoveel
> >> verschillen met de ODT-variant.
> >>
> >> > BUGREPORTS
> >> > -------------
> >> > Nadeel van bugreports vind ik ook dat het vrij bewerkelijk is, en niet
> >> > tijdens de meeting real time bij te houden is zodat je er na de meeting
> >> > weer werk aan hebt.
> >> Mij lijkt het ook nogal veel werk en ik vind het ook omslachtig. Ook heb
> >> ik het gevoel dat het onoverzichtelijk wordt.
> >>
> >> > IRC BOT
> >> > ---------
> >> > De bot zou misschien een uitstekende oplossing kunnen zijn om het e.e.a.
> >> > te automatiseren. Ik weet alleen niet of de bot deadlines, meerdere
> >> > verantwoordelijken die een punt samen oppakken e.d. aankan, en een
> >> > duidelijk overzichtje kan genereren van openstaande actiepunten,
> >> > deadlines, verantwoordelijken e.d. zodat iedereen snel even kan kijken
> >> > wat ook al weer te doen, wanneer een actiepunt waarop gewacht moet
> >> > worden klaar is e.d.
> >> >
> >> Dit lijkt me iets om uit te zoeken. De meest efficiënte manier lijkt me
> >> een combinatie van de bot en de wiki.
> >> De bot maakt de chatlog, de actiepuntenlijst, de lijst van besluiten
> >> enz. en dat kan vrij makkelijk op de wiki gezet worden.
> >> Wat overblijft moet dan handmatig geplaatst worden.
> >>
> >>
> >>
> >
> >
> >
> > --
> > Mailing list: https://launchpad.net/~ubuntu-nl-gemeenschapsraad
> > Post to     : ubuntu-nl-gemeenschapsraad op lists.launchpad.net
> > Unsubscribe : https://launchpad.net/~ubuntu-nl-gemeenschapsraad
> > More help   : https://help.launchpad.net/ListHelp
> >
> 
> 
> 

-- 
vriendelijke groet,
Thomas.